Zet je computer aan het werk: macro's en sneltoetsen

Er bestaat een hele regeling over hoe je getallen moet schrijven. Telefoonnummers, adressen en datums zijn uiteraard met cijfers, maar in andere gevallen heb je een aantal regeltjes. Getallen tot en met twintig schrijf je voluit. Veelvouden van tien, honderd en duizend schrijf je ook voluit. Alles tussen die veelvouden, dat zijn te lange woorden, dat mag dus in cijfers – behalve onderaan op een kostennota als er staat 'bedrag voluit schrijven'. En dan heb je nog de regels over aaneenschrijven en spaties!

https://onzetaal.nl/taaladvies/advies/getallen-in-letters-of-cijfers
https://onzetaal.nl/taaladvies/advies/getallen-uitschrijven

Daarnaast zijn er regels en suggesties over hoe je rangtelwoorden schrijft in cijfers (bij voorkeur niet met superscript, dus gewoon 21e voor eenentwintigste – pas dat aan in je AutoCorrectie-opties!) en wanneer je Romeinse cijfers moet gebruiken (Franciscus I is niet hetzelfde als Franciscus 1).

http://taaladvies.net/taal/advies/vraag/2

Die regels liggen eigenlijk niet vast. Het zijn wel aanbevelingen, en ze komen de leesbaarheid ten goede. Voor mij is dat reden genoeg om mij eraan te houden. De mensen die de teksten schrijven die ik moet nalezen, vinden dat dan weer te veel werk, zij zetten zoveel mogelijk in cijfers. Een rotklus voor mij dus, al die getallen voluit typen. Gelukkig hebben tekstverwerkers allerlei trucjes om rotklusjes makkelijker te maken. Macro's, bijvoorbeeld.

Open Microsoft Word en gebruik daar de toetsencombinatie Ctrl-F11. Je krijgt dan de macro-editor te zien: een venster waarin je zelf je macro's kunt typen. Als je nog geen macromodule hebt, voeg er dan een toe: rechtsklik op Normal (dan heb je je macro's in elk document ter beschikking) en kies Invoegen > Module. Welke naam je die module geeft, maakt niet veel uit.

Dubbelklik op je nieuwe module om ze te openen. Voor de getallen kun je de volgende macro kopiëren en plakken.

Sub CijfersOmzetten()
    ' Als de selectie eindigt met een regeleinde 
    ' zetten de Replace-statements er telkens een regeleinde
    ' bij. In zo'n geval verkleinen we de selectie.
    If (Right(Selection.Text, 1) = Chr(10) Or Right(Selection.Text, 1) = Chr(13)) Then
        Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
    End If
    
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "maal", "keer")
    ' OPM: duizendmaal, duizend maal => duizend keer
    ' Dubbele spaties verwijderen helpt niet, want het kan zijn 
    ' dat alleen 'maal' geselecteerd is en dat de dubbele spatie 
    ' dus niet mee in de selectie zit.

    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "20x", "twintig keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "19x", "negentien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "18x", "achttien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "17x", "zeventien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "16x", "zestien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "15x", "vijftien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "14x", "veertien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "13x", "dertien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "12x", "twaalf keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "11x", "elf keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "10x", "tien keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "9x", "negen keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "8x", "acht keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "7x", "zeven keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "6x", "zes keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "5x", "vijf keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "4x", "vier keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "3x", "drie keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "2x", "twee keer")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "1x", "een keer")
    
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "20e", "twintigste")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "19e", "negentiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "18e", "achttiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "17e", "zeventiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "16e", "zestiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "15e", "vijftiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "14e", "veertiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "13e", "dertiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "12e", "twaalfde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "11e", "elfde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "10e", "tiende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "9e", "negende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "8e", "achtste")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "7e", "zevende")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "6e", "zesde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "5e", "vijfde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "4e", "vierde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "3e", "derde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "2e", "tweede")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "1e", "eerste")
    
    ' In rangtelwoorden met -ste of -de volstaat het
    ' om het cijfer voluit te schrijven,
    ' behalve als dat cijfer vervormd wordt
    ' - zoals in de volgende twee gevallen
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "3de", "derde")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "1ste", "eerste")
    
    ' Tientallen t/m 100
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "100", "honderd")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "90", "negentig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "80", "tachtig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "70", "zeventig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "60", "zestig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "50", "vijftig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "40", "veertig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "30", "dertig")
    
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "20", "twintig")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "19", "negentien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "18", "achttien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "17", "zeventien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "16", "zestien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "15", "vijftien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "14", "veertien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "13", "dertien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "12", "twaalf")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "11", "elf")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "10", "tien")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "9", "negen")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "8", "acht")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "7", "zeven")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "6", "zes")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "5", "vijf")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "4", "vier")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "3", "drie")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "2", "twee")
    Selection.Text = Replace(Selection.Text, "1", "een")
End Sub

Veel tekst, maar niet zo moeilijk om te begrijpen, hé?

Goed, de volgende stap! Om een macro te gebruiken, kun je de 'gewone' weg gebruiken: druk op Alt-F8 om het lijstje met beschikbare macro's te openen, kies welke je wilt gebruiken en klik op de knop Uitvoeren. Dat is nog altijd een beetje omslachtig, maar ook daar zijn trucjes voor! Klik op Bestand > Opties. In het nieuwe venster kies je links 'Lint aanpassen'. Aan de rechterkant zie je dan onderaan een labeltje 'Sneltoetsen' met daarnaast een knop 'Aanpassen'. Klik op die knop om het sneltoetsvenster te openen. Selecteer links bovenaan 'Macro's'. Selecteer in het rechtse kadertje de macro CijfersOmzetten. Typ dan in het vakje daaronder welke toetsencombinatie je als sneltoets wilt gebruiken. Veel combinaties zijn al in gebruik, daarom gebruik ik voor mijn eigen macro's gewoonlijk Alt-Ctrl-Shift en nog iets. Alt-Ctrl-Shift-C, bijvoorbeeld, met de c van CijfersOmzetten. Vergeet niet op de knop Toewijzen te klikken, anders wordt je nieuwe sneltoets niet opgeslagen. Klik op Sluiten en daarna op OK om af te ronden.

Voilà, we kunnen aan de slag. Staat er een getal in cijfers in je tekst, dan selecteer je het en druk je je toetsencombinatie in. Hop, flop: in een fractie van een seconde is het omgezet in gewone tekst. Zoals de titel het al suggereerde: laat je computer het vervelende werk doen!
Kleine uitbreiding: soms schrijven we 'een', in andere gevallen 'één'. De accentjes moeten er alleen staan als je extra nadruk wilt leggen, of als je het niet vanzelf juist leest. 'Een voor een' of 'een-tegen-allen' lees je vanzelf juist, maar in 'één klontje is genoeg' maken de accentjes een verschil. Daarvoor heb ik een tweede macro.

Sub AccentenOpE()
    If InStr(Selection.Text, "é") > 0 Then
        Selection.Text = Replace(Selection.Text, "é", "e")
    Else
        Selection.Text = Replace(Selection.Text, "e", "é")
    End If
End Sub

Staan er al accentjes op de e's in mijn selectie, dan worden ze verwijderd. Staan er geen, dan worden ze toegevoegd. Als sneltoets koos ik voor Alt-Ctrl-Shift-é.

PS: Installeer je mijn Chiroredactie voor MS Word 2010, dan wordt dat automatisch meegeleverd.

Zet je computer aan het werk: AutoCorrectie

Gisteren vond ik op een printer op het werk een documentje met de titel 'Volwassenvorming'. Meestal laat ik prints van iemand anders gewoon op de printer liggen, maar ik had een vermoeden wie de eigenaar was, en dan kon ik terloops opmerken dat het 'volwassenenvorming' moet zijn. Ik kreeg een opmerkelijk antwoord op die opmerking: “Iedereen typt het zo, dus dacht ik, ik doe maar mee.”
Het klinkt als een dom argument. Toch redeneer ik ook soms zo. Als je het foute 'bij deze' aanpast naar het correcte 'bij dezen' denkt iedereen dat jij degene bent die een fout maakt. Idem voor 'naar verluidt': niemand weet dat dat met dt moet. Dat betekent niet dat ik expres fouten laat staan, maar ik heb wel al alternatieven gezocht om de discussie uit de weg te gaan.
Het gekste vond ik de verwijzing naar dat typen. Als je zo'n woord geregeld fout typt, zet het dan toch in AutoCorrectie! Ik slaag er bijvoorbeeld zelden in om 'Vriendelijke groeten' in één keer goed op het scherm te krijgen. Meestal staat er eerst 'Vriendleijke greoten'. Vervelend, zeker als je dat minstens dertig keer op een dag moet typen. Maar daarvoor is AutoCorrectie dus handig: je vult in welke fout verbeterd moet worden en op welke manier, en je tekstverwerker past het automatisch aan. Op die manier kun je zelfs 'shortcuts' instellen: als ik 'mvg' typ, maakt mijn tekstverwerker daar 'Vriendelijke groeten' van.
Waar vind je die instellingen? In Microsoft Word zit dat tegenwoordig (versie 2007 en later) onder Bestand > Opties. In het nieuwe venster klik je in de linkerkolom op Controle, dan krijg je aan de rechterkant bovenaan een knop 'AutoCorrectie-opties'. In de andere Office-programma's heb je dat trouwens ook – handig voor je mails, vooral! In oudere versies van Microsoft Word vind je die instellingen via het menu Extra > AutoCorrectie-opties.

In LibreOffice Writer ga je er naartoe via Extra > Opties voor AutoCorrectie.

De instellingen zelf voeg je overal op dezelfde manier toe: links de fout of de afkorting, rechts wat het moet worden, en klik op de knop (Vervangen of Nieuw) om toe te voegen.

Vlotter schrijven met hulp van je tekstverwerker

Vlot schrijven is iets dat je zelf moet leren. Dat kan een computer niet in je plaats doen. Maar je kunt die computer wel op allerlei manieren inzetten om je daarbij te helpen. Gebruik jij een tekstverwerker alleen maar om tekst te typen en hier en daar iets vet of cursief te zetten? Dan lijk je op die Kroatische bouwvakker die voor het eerst met elektrische apparaten werkt.

Woordenboekaanvulling
in LibreOffice Writer 

De spellingscontrole van een tekstverwerker is het meest voor de hand liggende hulpmiddel. Het voordeel daarvan is dat het al tijdens het typen aangeeft waar er iets ongewoons staat. Zo vallen typfouten waar je anders over zou lezen toch nog op. Het nadeel is dan weer dat die spellingscontrole niet onfeilbaar is. De regel voor de tussen-s is bijvoorbeeld een probleem - en dat merk ik aan de teksten die ik moet nalezen. Die rode krulletjes zijn blijkbaar zo dwingend dat mensen s'en verwijderen die je nochtans duidelijk hoort wanneer je het woord uitspreekt. Een gouden regel: als je een s uitspreekt, laat ze dan staan. En voeg het woord toe aan je woordenboek: klik erop met je rechtermuisknop, en kies in het contextmenu voor 'Toevoegen aan woordenboek'. Dat moet in zowat elke tekstverwerker dezelfde procedure zijn.

Een ander hulpmiddel is AutoCorrectie. Dat vervangt automatisch bepaalde dingen die je typt door andere. Standaard zitten daar een aantal veelvoorkomende typfouten in, maar je kunt dat ook zelf aanvullen. Typ je bijvoorbeeld geregeld hetzelfde woord verkeerd? Stop dat in AutoCorrectie zodat je tekstverwerker dat automatisch juist zet. Ben je te lui om bijvoorbeeld 'met andere woorden' of 'onder andere' voluit te typen? Stop de afkorting in AutoCorrectie, zodat je tekstverwerker dat automatisch vervangt door het voluit geschreven alternatief. In Word 2010 klik je daarvoor op Bestand > Opties. Bij Controle vind je dan de knop 'AutoCorrectie-opties'. In Word 2003 en ouder zit dat onder Extra > AutoCorrectie-opties. Zoals je ziet, zitten er standaard al heel wat veel voorkomende typfouten in. Op YouTube kun je filmpjes bekijken van hoe dat allemaal werkt - zowel voor Microsoft Word als voor OpenOffice Writer.

'Zoeken en vervangen' kan ook handig zijn. Niet alleen voor dat zoeken en vervangen zelf, maar ook omdat je daarmee zichtbaar kunt maken hoe dikwijls je een bepaald woord gebruikt. Ken je je eigen stopwoorden al? Schrappen die handel. Of gebruik je veel te vaak het onderwerp van je tekst of een merknaam? Vervang dat door verwijswoorden of schrap waar mogelijk. Stopwoorden veroorzaken ergernis, te veel herhaling komt kinderlijk en/of betuttelend over. Als je in Word 2010 zoekt, worden de zoekresultaten automatisch gemarkeerd in je tekst. In oudere versies of andere tekstverwerkers kun je aangeven dat je die markering wilt zien.

Vijf keer 'trage wegen' in vier regels tekst? Dat kan vlotter!

En als je daar allemaal mee overweg kunt, is de volgende stap: met macro's werken. Maar dat is voor een volgende keer!