Zet je computer aan het werk: AutoCorrectie

Gisteren vond ik op een printer op het werk een documentje met de titel 'Volwassenvorming'. Meestal laat ik prints van iemand anders gewoon op de printer liggen, maar ik had een vermoeden wie de eigenaar was, en dan kon ik terloops opmerken dat het 'volwassenenvorming' moet zijn. Ik kreeg een opmerkelijk antwoord op die opmerking: “Iedereen typt het zo, dus dacht ik, ik doe maar mee.”
Het klinkt als een dom argument. Toch redeneer ik ook soms zo. Als je het foute 'bij deze' aanpast naar het correcte 'bij dezen' denkt iedereen dat jij degene bent die een fout maakt. Idem voor 'naar verluidt': niemand weet dat dat met dt moet. Dat betekent niet dat ik expres fouten laat staan, maar ik heb wel al alternatieven gezocht om de discussie uit de weg te gaan.
Het gekste vond ik de verwijzing naar dat typen. Als je zo'n woord geregeld fout typt, zet het dan toch in AutoCorrectie! Ik slaag er bijvoorbeeld zelden in om 'Vriendelijke groeten' in één keer goed op het scherm te krijgen. Meestal staat er eerst 'Vriendleijke greoten'. Vervelend, zeker als je dat minstens dertig keer op een dag moet typen. Maar daarvoor is AutoCorrectie dus handig: je vult in welke fout verbeterd moet worden en op welke manier, en je tekstverwerker past het automatisch aan. Op die manier kun je zelfs 'shortcuts' instellen: als ik 'mvg' typ, maakt mijn tekstverwerker daar 'Vriendelijke groeten' van.
Waar vind je die instellingen? In Microsoft Word zit dat tegenwoordig (versie 2007 en later) onder Bestand > Opties. In het nieuwe venster klik je in de linkerkolom op Controle, dan krijg je aan de rechterkant bovenaan een knop 'AutoCorrectie-opties'. In de andere Office-programma's heb je dat trouwens ook – handig voor je mails, vooral! In oudere versies van Microsoft Word vind je die instellingen via het menu Extra > AutoCorrectie-opties.

In LibreOffice Writer ga je er naartoe via Extra > Opties voor AutoCorrectie.

De instellingen zelf voeg je overal op dezelfde manier toe: links de fout of de afkorting, rechts wat het moet worden, en klik op de knop (Vervangen of Nieuw) om toe te voegen.

Vlotter schrijven met hulp van je tekstverwerker

Vlot schrijven is iets dat je zelf moet leren. Dat kan een computer niet in je plaats doen. Maar je kunt die computer wel op allerlei manieren inzetten om je daarbij te helpen. Gebruik jij een tekstverwerker alleen maar om tekst te typen en hier en daar iets vet of cursief te zetten? Dan lijk je op die Kroatische bouwvakker die voor het eerst met elektrische apparaten werkt.

Woordenboekaanvulling
in LibreOffice Writer 

De spellingscontrole van een tekstverwerker is het meest voor de hand liggende hulpmiddel. Het voordeel daarvan is dat het al tijdens het typen aangeeft waar er iets ongewoons staat. Zo vallen typfouten waar je anders over zou lezen toch nog op. Het nadeel is dan weer dat die spellingscontrole niet onfeilbaar is. De regel voor de tussen-s is bijvoorbeeld een probleem - en dat merk ik aan de teksten die ik moet nalezen. Die rode krulletjes zijn blijkbaar zo dwingend dat mensen s'en verwijderen die je nochtans duidelijk hoort wanneer je het woord uitspreekt. Een gouden regel: als je een s uitspreekt, laat ze dan staan. En voeg het woord toe aan je woordenboek: klik erop met je rechtermuisknop, en kies in het contextmenu voor 'Toevoegen aan woordenboek'. Dat moet in zowat elke tekstverwerker dezelfde procedure zijn.

Een ander hulpmiddel is AutoCorrectie. Dat vervangt automatisch bepaalde dingen die je typt door andere. Standaard zitten daar een aantal veelvoorkomende typfouten in, maar je kunt dat ook zelf aanvullen. Typ je bijvoorbeeld geregeld hetzelfde woord verkeerd? Stop dat in AutoCorrectie zodat je tekstverwerker dat automatisch juist zet. Ben je te lui om bijvoorbeeld 'met andere woorden' of 'onder andere' voluit te typen? Stop de afkorting in AutoCorrectie, zodat je tekstverwerker dat automatisch vervangt door het voluit geschreven alternatief. In Word 2010 klik je daarvoor op Bestand > Opties. Bij Controle vind je dan de knop 'AutoCorrectie-opties'. In Word 2003 en ouder zit dat onder Extra > AutoCorrectie-opties. Zoals je ziet, zitten er standaard al heel wat veel voorkomende typfouten in. Op YouTube kun je filmpjes bekijken van hoe dat allemaal werkt - zowel voor Microsoft Word als voor OpenOffice Writer.

'Zoeken en vervangen' kan ook handig zijn. Niet alleen voor dat zoeken en vervangen zelf, maar ook omdat je daarmee zichtbaar kunt maken hoe dikwijls je een bepaald woord gebruikt. Ken je je eigen stopwoorden al? Schrappen die handel. Of gebruik je veel te vaak het onderwerp van je tekst of een merknaam? Vervang dat door verwijswoorden of schrap waar mogelijk. Stopwoorden veroorzaken ergernis, te veel herhaling komt kinderlijk en/of betuttelend over. Als je in Word 2010 zoekt, worden de zoekresultaten automatisch gemarkeerd in je tekst. In oudere versies of andere tekstverwerkers kun je aangeven dat je die markering wilt zien.

Vijf keer 'trage wegen' in vier regels tekst? Dat kan vlotter!

En als je daar allemaal mee overweg kunt, is de volgende stap: met macro's werken. Maar dat is voor een volgende keer!